YHYS jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste on laadittu Yhteiskuntatieteellisen ympäristötutkimuksen seura ry:n toimintaan liittyen, ja se noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR, 2016/679) sekä tietosuojalakia (1050/2018).
Laadittu: 4.5.2018
Viimeisin muutos: 23.04.2026
1. Rekisterinpitäjä
Yhteiskuntatieteellisen ympäristötutkimuksen seura ry
c/o Ahola-Launonen
Hakaniemenranta 30 B 77
00530 HELSINKI
Suomi
2. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa
Jäsenvastaava Marjaana Jauhola
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Sähköposti: yhysjasen@yhys.net
3. Rekisterin nimi
Yhteiskuntatieteellisen ympäristötutkimuksen seura ry:n jäsenrekisteri
4. Rekisterin tekninen toteutus
Rekisterin teknisestä toteutuksesta vastaa yhdistyksen Jäsenvastaava.
Jäsenrekisteri säilytetään suojatulla ja salasanalla turvatulla sähköisellä palvelimella, johon on käyttöoikeus vain jäsenvastaavalla ja mahdollisella nimetyllä varahenkilöllä.
Tietojen käsittely tapahtuu vastuullisesti ja vain niissä laajuuksissa, jotka ovat tarpeen jäsenyysasioiden hoitamiseksi. Varmuuskopiot tehdään säännöllisesti.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
• Ylläpitää lain edellyttämää jäsenrekisteriä
• Mahdollistaa yhteydenpito jäsenyyteen liittyvissä asioissa (esim. jäsenmaksut, tapahtumat, tiedotteet)
• Hoitaa yhdistyksen hallintoon liittyviä lakisääteisiä velvoitteita
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavat jäsenten itse ilmoittamat tiedot:
• Etu- ja sukunimi
• Jäsentyyppi (työtön/opiskelija tai perusjäsen)
• Sähköpostiosoite
Tietoja ei kerätä automaattisesti, eikä rekisteri sisällä henkilötunnuksia tai arkaluonteisia tietoja (kuten terveystietoja).
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan jäseniltä heidän omien ilmoitustensa perusteella:
• Verkkosivujen jäsenlomakkeen kautta
• Sähköpostitse tai muulla yhteydenottotavalla
Tietoja päivitetään jäsenen ilmoituksen perusteella.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
9. viestintä ja suostumukset
Jäsenelle voidaan lähettää jäsenyyteen liittyvää viestintää (esim. jäsenmaksumuistutukset ja tapahtumatiedotteet) sähköpostitse.
Jäsenellä on oikeus kieltää ei-välttämätön tiedottaminen.
Yhdistys ei harjoita suoramarkkinointia eikä automaattista profilointia.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri säilytetään suojatulla sähköisellä palvelimella.
• Käyttö on rajoitettu nimetyille henkilöille
• Tiedot on suojattu salasanoin ja mahdollisuuksien mukaan kaksivaiheisella todennuksella
• Varmuuskopiot tehdään säännöllisesti
• Laitteistojen fyysinen ja digitaalinen tietoturva on varmistettu
11. Tietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen.
Jäsenyyden päätyttyä tiedot poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluessa.
Tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos lainsäädäntö niin edellyttää (esim. kirjanpitolain mukaisesti).
12. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä (läpinäkyvyys)
- Oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
- Oikeus vaatia oikaisua, jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia
- Oikeus poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”) jäsenyyden päätyttyä
- Oikeus rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa
- Oikeus vastustaa käsittelyä
- Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa (esim. sähköpostiviestintä)
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (jos teknisesti mahdollista)
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
13. oikeuksien käyttäminen ja valitusoikeus
Oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kirjallisesti tai sähköpostitse.
Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää todentamaan henkilöllisyyden.
Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön kuukauden kuluessa, kuten GDPR edellyttää.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi
sähköposti: tietosuoja@om.fi
YHTEENVETO
Yhteiskuntatieteellisen ympäristötutkimuksen seura ry huolehtii siitä, että henkilötietoja käsitellään läpinäkyvästi, vastuullisesti ja lainmukaisesti. Rekisteriselostetta päivitetään tarvittaessa, jos käsittelytavoissa tapahtuu olennaisia muutoksia tai lainsäädäntö muuttuu.